Fakturaafvigelser og lignende opstår typisk på grund af:
- Uklare ansvarsområder, fordi flere afdelinger i organisationen er involveret i processen, men ingen har det overordnede ansvar.
- Dårlig datakvalitet. Afvigelser opstår pga. forsinkede indkøbsordrer, forkerte kontraktpriser eller forældede prislister.
- Finansafdelingen må vurdere og prioritere fakturaafvigelser manuelt uden det fulde overblik, hvorfor de mest værdifulde sager ofte overses.
- Fokus ligger ofte på at lukke den enkelte sag fremfor at løse den bagvedliggende årsag.
Konsekvensen af ovenstående er, at leverandørerne ofte inddrages gentagne gange for at afklare spørgsmål, der kunne være klaret internt. Dette nedbryder tilliden og forlænger processen unødigt.
Hvorfor AI og Multi-Agent Systems er relevante nu
Klassisk automatisering er ikke længere tilstrækkelig i forhold til tvisthåndtering i indkøbsfunktionen. Derfor kan det være en fordel at bruge Predictive Dispute Management Agenten. En AI-drevet agent, der kombinerer Generativ AI (Gen AI) og Multi-Agent Systems (MAS).
Ved at analysere både strukturerede data (ERP-systemer) og ustrukturerede informationer (e-mails, noter, scannede dokumenter) kan agenten danne et helhedsbillede af eventuelle afvigelser og handle intelligent, uden at menneskelige ressourcer belastes unødigt.
Brug AI-agenten som en strategisk partner
De vigtigste funktioner i Predictive Dispute Management agenten er:
- Skelner mellem rate- og volumenafvigelser.
- Sammenligner kontrakter og interne operationelle systemer for at validere oplysninger.
- Analyserer historiske data for at bedre at kunne vurdere organisationens indsigelse/klage
- Sender automatisk komplekse sager til menneskelig vurdering
- Analyserer den bagvedliggende årsag, identificerer mønstre og foreslår forebyggende tiltag f.eks. opdatering af indkøbsordrer eller kontrakter.
- Skaber feedback-loop med afsæt itidligere afgørelser for kontinuerlig forbedring.
Forretningsmæssige gevinster
Ved at implementere denne AI-løsning kan virksomheder forvente færre manuelle opgaver og hurtigere behandling af fakturaafvigelser. Derudover muliggør løsningen en bedre prioritering af afvigelser, så de med større økonomiske konsekvenser håndteres først. Agenten bidrager generelt til mere konsekvente beslutninger, som er baseret på data, samt til at styrke samarbejdet med leverandører gennem klar og tydelig kommunikation.
I modsætning til den traditionelle håndtering af fakturaafvigelser arbejder Predictive Dispute Management agenten proaktivt. Det vil sige, at agenten identificerer mønstre og potentielle risici tidligt i processen for at forebygge fejl. Dette reducerer ikke blot reaktionstiden, men skaber også en mere stabil og effektiv forretningsdrift.
Vil du vide mere?
Kontakt Lars J. Andersson og læs mere i den fulde artikel, AI In Procurement – Meet the Predictive Dispute Management Agent.
Artiklen er anden del af artikelserien, AI in Procurement – Solving real life problems in 2025, hvor vi løbende sætter fokus på konkrete AI-løsninger, der adresser velkendte udfordringer i indkøbsfunktionen.
