Typiske udfordringer med indkøbsordrer
Mange virksomheder kæmper med:
- Forsinket oprettelse af indkøbsordrer: tjenester udføres før indkøbsordren er oprettet, hvilket svækker kontrollen.
- Usikkerhed om volumen: Indkøbsteam mangler præcise estimater og realtidsdata for volumen.
- Strategi, der ikke omsættes til handling: kontrakter er veludførte, men omsættes ikke til konkrete systemunderstøttede indkøbsregler, hvilket gør automatiseringen ineffektiv.
- Manglende indlejrede workflows: Systemerne kan ikke håndtere komplekse vilkår, hvilket fører til manuelle løsninger og fejl.
- Kontraktviden: Vigtige priser og leverandørregler ligger ofte i regneark, PDF’er eller hos enkeltpersoner, hvilket gør det svært at sikre compliance uden manuelle tjek.
- Manglende operationalisering af indkøbskanaler: Uklare regler i systemerne fører til fejl og manglende compliance.
Konsekvensen af ovenstående er tab af værdi, ineffektivitet og frustrerede teams. Derudover kan det blive dyrt – både økonomisk, men også i forhold til samarbejdet med leverandører.
Hvorfor AI og Multi-Agent Systems er relevante nu
Ny teknologi som Generativ AI (Gen AI) og Multi-Agent Systems (MAS) muliggør en ny tilgang. Gen AI kan læse kontrakttekster, servicebekræftelser og tidligere brugsmønstre, mens MAS gør det muligt for AI-agenter at handle selvstændigt i processer og fx hente prissætning og generere udkast til indkøbsordrer.
Denne kombination betyder, at virksomheder fremover kan generere indkøbsordrer hurtigere, mere præcist og i overensstemmelse med kontrakterne.
Få styr på indkøbsordre med AI
Indkøbsordre-agenten er en AI-baseret løsning, der sikrer, at indkøbsordrer oprettes korrekt og rettidigt inden ydelsen leveres.
De vigtigste funktioner i indkøbsordre-agenten er:
- Validerer og estimerer volumen: via realtidsdata eller historik.
- Finder og tolker priser og vilkår: fra kontrakter og vedhæftede filer – selv PDF’er og leverandørwebsites.
- Læser dokumenter: læser og fortolker servicebekræftelser for at bekræfte leverancer.
- Sikrer overensstemmelse: tjekker om ordreoplysninger stemmer overens med forhandlede priser, pakkeaftaler og SLA-grænser.
- Indbygger menneskelig kontrol: For store eller følsomme ordrer sendes udkast til manuel validering.
- Integrerer med ERP systemer: og sikrer sporbarhed.
Øget forretningsværdi
Der er flere betydelige fordele ved at implementere indkøbsordre-agenten. For det første giver det mindre manuelt arbejde, færre fejl og bedre overholdelse af kontrakter. Derudover sikrer AI-løsningen færre fakturauoverensstemmelser, bedre compliance samt hurtigere og mere effektive processer. Og sidst men ikke mindst betyder en implementering af indkøbsordre-agenten, at der skabes mere tid til strategisk indkøb og leverandørdialog.
Vil du vide mere?
Kontakt Lars J. Andersson og læs mere i den fulde artikel, AI solutions we are genuinely excited about: Meet the AI Purchase Order Creation Agent.
Artiklen er første del af artikelserien, AI in Procurement – Solving real life problems in 2025, hvor vi løbende sætter fokus på konkrete AI-løsninger, der adresserer velkendte udfordringer i indkøbsfunktionen.
