Osman Rana/Hayon Thapaliya/Unsplash

– reportage fra en paneldebat om Robot Process Automation

D. 8 november bød Carve endnu engang velkommen til et velbesøgt event med fokus på automatisering af arbejdsgange via RPA og kunstig intelligens i de flotte rammer på Kosmopol ved Nørreport. Eftermiddagen bød på en paneldebat mellem UiPath’s Chief Evangelist Guy Kirkwood, kontorchef og Head of Robotics i Københavns Kommune, Jacob Honoré, Head of Robotics Martin Ax fra Saxo Bank og Carve-partner Mads Buch Andersen.

Her tog de fire garvede RPA-eksperter temperaturen på RPA-udviklingen. De to ’robotchefer’ lagde ud med at skitsere nogle af de udfordringer, der kan være, når teknologiske muligheder, forretningsmæssige forventninger og organisatoriske forhold skal spille sammen for at opnå en effektiviseringsgevinst.

Jacob Honoré fortalte, at man efterhånden var kommet langt med robot-implementering i Københavns Kommune, og at næste skridt var at flytte dele af robotudviklingen fra en centraliseret IT-funktion og ud i forvaltningen, således at de enkelte enheder på sigt ville kunne skabe og drive deres egne automatiserede processer – hvilket er et af de næste skridt for at opnå yderligere storskalafordele.

Klarlæg processer før du bygger robotter

Martin Ax supplerede med sin egen udfordring, som pt består af at standardisere processerne på tværs af kontorer og enheder i den hurtigt-voksende bank, der supporterer kunder i 100 lande.

“Det er som oftest ikke selve udformningen af den automatiserede proces, som tager tid, det tager måske en uge. Den langvarige del af processen handler om at tage diskussionerne, lave en mapping. Det gælder om at være realistisk omkring forarbejdet og at bruge sin sunde fornuft,” forklarede Martin Ax.

Det kunne Mads Buch Andersen nikke genkendende til fra sin dialog med kunderne.

“Det er altid forventningerne, der er udfordringen – hvordan kan det tage så lang tid at forstå processerne? Men ofte så kan kunderne faktisk ikke forklare deres processer, de gør det jo bare. Så det er virkelig vigtigt, at vi først forstår, hvad de gør.”

Jacob Honoré kunne fortælle om processen i en politisk styret organisation, som kan være præget af, at forskellig interessentgrupper ikke alene har forskellige interesser, men også forskelligt sprog om de samme problemstillinger.

“Der kan virkelig være mange kokke i en stor organisation som Københavns Kommune. Så du skal lytte, ikke bare slås! Nogen gange er det faktisk det samme vi forsøger at opnå, men vi udtrykker os forskelligt.”

Hit med hadeopgaverne

Martin Ax har en klar opskrift på, hvordan han gør det klart for forretningen, hvilke opgaver det giver mening at automatisere – en opskrift, som samtidig er eminent til at afmontere frygten for, at ’robotterne stjæler mit meningsfyldte arbejde’.

“Jeg siger til folk: Jeg elsker de opgaver, du hader og hader de opgaver, du elsker! Jeg vil i virkeligheden slet ikke have min robot til at forstå kompleksitet. Jeg går målrettet efter de opgaver, der får folk til at kaste op! For når vi har fikset dem, så kommer folk løbende for at få mere automatisering,” sagde Martin Ax. Han fortalte om en kollega i organisationen, som brugte al sin arbejdstid på at konsolidere tal fra fem Excel-ark i en rapport, som nok var meget vigtig, men som kun skulle afleveres én gang om året.

“Han praktisk taget slæbte mig ind på mit kontor, da det gik op for ham, hvad vi kunne hjælpe med.”

Commitment fra toppen gør forskellen

Mads Buch Andersen kendte fornemmelsen af gryende succes.

“Den store positive overraskelse kommer tit når du kan mærke, at gnisten er blevet tændt i en organisation, at de er begyndt at elske RPA og forstår, hvordan det kan gøre en forskel i deres forretning. Og i særlig grad når ledelseslaget siger ’vi respekterer, det I gør’ snarere end ’kan I ikke arbejde hurtigere?’ For så har de forstået, hvad der skal til.”

Martin Ax pointerede, at både et stærkt ledelses-commitment og et knivskarpt sigte på processerne er med til at sætte skub i en udvikling i de fleste organisationer.

På et deltagerspørgsmål om, hvordan fremtidens ’center of excellence’ inden for RPA kunne komme til at se ud, forklarede Jacob Honoré, at han så to veje at gå: Enten ved at have specialiserede nøglemedarbejdere, eller måske endnu bedre, ved at nedsætte tværfunktionelle teams.

“Værktøjerne udvikler sig så hurtigt nu, at ingen enkeltperson kan have det fulde overblik. Og du bliver nødt til at tage nogle risici, sådan er det med alt, der er nyt. Og husk hele tiden forventningsafstemningen,
for jo flere automatiseringer, du har, jo højere er kompleksiteten også,” sagde kontorchefen.

Pas på kompleksiteten

“Prøv ikke på at gøre for meget nyt på en gang, måske er det bedre at arbejde videre med RPA-erfaringerne for at få det fulde udbytte af den investering, der allerede er foretaget. Det er let at glemme kernen, når der kommer nye muligheder – husk kernen!” lød formaningen fra Mads Buch Andersen.

“Du vil komme til at gentage fejl og undervurdere kultur. Det er en skidt ide ikke at være fuldt allieret med IT, det samme er det at have dårlig governance. Hav en pipeline af projekter, hav styr på dit fundament og dit team,” var rådet fra Martin Ax.

Guy Kirkwood pointerede, at man nogle gange bør huske 80/20 reglen og passe på, at man ikke bruger unødig tid på de sidste justeringer.

“Tit er den simple løsning den bedste,” sagde han med reference til teorien om Ocham’s Ragekniv, hvor man skærer de overflødige forklaringer væk og står tilbage med de færreste antal elementer. Og samtidig må man ikke glemme, hvad der får forretningen til at køre.

“Show them the money! Det er ligegyldigt, hvilken industri, du tilhører. Hvis du kan finde de mest relevante use cases og inspirere med fortællinger som dem, vi har fået i dag, så kan man komme langt,” afsluttede Guy Kirkwood.

Henning Von Hauen

Henning Von Hauen