Driftsledelse: Teamkoordinatorerne er de vigtigste i verden!
Blog post: For tiden er jeg i Carve-regi ude og interviewe erfarne ledere om driftsledelse for at blive klogere på driftsledelse anno 2020. Forleden interviewede jeg så en særdeles erfaren direktør om emnet. Samtalen handlede om, hvad driftsledelse er, hvad er god praksis osv. Igen og igen faldt samtalen på teamkoordinatorerne – de medarbejdere i teamet, som typisk har overblik, er fagligt stærke og/eller med flair for tal. Typisk er teamkoordinatorerne udpeget til at varetage den ledelsesopgave, det er at håndtere den daglige planlægning, prioritere og styre teamets opgaver. Teamkoordinatorerne gør det enten egenhændigt eller sammen med teamet – i bedste tilfælde i et tæt samarbejde med ledelsen. Den pågældende direktør var tydelig: Teamkoordinatorerne er de vigtigste i verden i bestræbelserne på at skabe en veldrevet organisation.
Herom tænker jeg: Det er opgaven, at være tæt på driften, der er den vigtigste i verden. Ikke teamkoordinator-rollen. Teamkoordinatorerne varetager nemlig i udgangspunktet en opgave, der uomtvisteligt er en ledelsesopgave.
I netop denne direktørs organisation bruger alle ledelseslag tid på at følge op, planlægge, prioritere og forstå deres tal og omsætte det til målsætninger for året, måneden, ugen og dagen. Driftsledelse i form af opgaverne målsætning, planlægning og opfølgning dyrkes og anerkendes – dagligt. Det giver naturligt gode vilkår for at udfolde teamkoordinator-rollen, og dermed bliver de daglige opgaver håndteret og prioriteret optimalt til gavn for kunderne. Og resultaterne ses i målingerne for bl.a. produktivitet og i medarbejdertilfredsheden.
Det er imidlertid ikke i alle organisationer, at teamkoordinatorerne og ledelsen har et vedholdende, tæt og struktureret samarbejde omkring driften. I Carve ser vi ofte, at både driften og teamkoordinatoren har svære kår, og at teamkoordinatoren bruger uforholdsmæssig meget tid på at undersøge, hvad opgaven, rollen og ansvaret indebærer, hvad målene er, forventningsafstemme med kollegaer i teamet og nærmeste leder osv.
Det, du giver opmærksomhed, vokser
Hvad kan vi lære af denne historie? Sat på spidsen kan man sige, at jo mere ledelsen interesserer sig for den daglige drift, des bedre vilkår for den daglige drift – og dermed for teamkoordinatorerne. Jo mere du som leder ’leder ned af’, des bedre resultater i driften. En relativ banal læring, men dog svær at udleve i praksis – for de øvre lederlag vil altid kræve mere opmærksomhed og tid. En mulig måde at løse dette dilemma på, er ved at uddelegere opgaven og uddanne og træne teamkoordinatorerne kontinuerligt til at udøve driftslederrollen. Faldgruben her er, at ledelsen overdrager opgaven – og muligvis også ansvaret – og derved mister både indsigt og føling med det daglige arbejde. At forbedre en drift kræver mandat og beslutningskraft – hvilket teamkoordinatorerne typisk ikke har. Derved er både driften – og teamkoordinatorer – ringe stillet.
Så hvor kan man starte for at spille teamkoordinatorerne gode? Sat på spidsen må svaret være: Lad være med at have nogle!
Men sådan er virkeligheden jo sjældent, så her kommer et mere pragmatisk bud på elementer, der kan være afgørende for at lykkes med teamkoordinator-rollen:
- Fælles, klare mål og rammer for de daglige opgaver i driften
- Kompetente medarbejdere, der reelt kan løse de tildelte opgaver
- Et ledelseshierarki, som interesserer sig for den daglige drift og som derved understøtter teamkoordinatorrollen
Overskriften på denne tankerække ’Teamkoordinatorerne er de vigtigste i verden’ burde således snarere hedde ’Teamkoordinator-opgaven er den vigtigste i verden’. Teamkoordinator-rollen er nemlig ikke en forudsætning for at arbejde med driftsledelse – det er et organisatorisk valg, man træffer i den pågældende organisation. I Carve plæderer vi hverken for det ene eller det andet – blot at træffe valget med åbne øjne for faldgruber.
Vil du blive klogere på disciplinen driftsledelse, så læs artikel om ’Driftsledelsens 4 P’er’ og/eller tilmeld dig til rækken af gåhjemmøder hen over foråret og sommeren om netop driftsledelse.